บทที่ 2
เอกสารที่เกี่ยวข้องกับศูนย์การเรียนรู้วัฒนธรรมและภาษาอาเซียน
ศูนย์การเรียนรู้วัฒนธรรมและภาษาอาเซียน
ในปี พ.ศ. 2510 ได้มีการก่อตั้งสมาคมประชาชาติแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ หรือประชาคมอาเซียน และประเทศไทยก็เป็นประเทศร่วมก่อตั้งสมาคม และปัจจุบันก็มีสมาชิกร่วมทั้งหมด 10 ประเทศ โดยมีวัตถุประสงค์หลัก เพื่อสร้างสันติภาพในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ อันนำมาซึ่งเสถียรภาพทางการเมือง และความเจริญก้าวหน้าทางเศรษฐกิจ สังคม และวัฒนธรรม แต่ก็ไม่ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์เท่าที่ควร จากนั้นในการประชุมสุดยอดอาเซียนครั้งที่ 9 ที่อินโดนีเซีย เมื่อ 7 ต.ค. 2546 ผู้นำประเทศสมาชิกอาเซียนได้ตกลงกันที่จะจัดตั้งประชาคมอาเซียน (ASEAN) และกำหนดให้มีการเปิดประตูสู่อาเซียนอย่างเต็มรูปแบบในปี 2558 นี้
กระทรวงศึกษาธิการ จึงได้มีการเตรียมความพร้อมเพื่อก้าวเข้าสู่การเป็นประชาคมอาเซียน โดยจะมุ่งเน้นเรื่องการศึกษา โดยมีนโยบายให้โรงเรียน มหาวิทยาลัย หรือชุมชน มีการจัดตั้งศูนย์อาเซียนศึกษา หรือเกี่ยวกับการเรียนรู้อาเซียน โดยให้เสนอโครงการเพื่อเข้ารับงบประมาณการจัดตั้งศูนย์ โดยให้เป็นโครงการนำร่อง 15 ศูนย์ทั่วประเทศ
มหาวิทยาลัยบูรพาจึงเล็งเห็นความสำคัญเห็นความสำคัญของอาเซียนและบทบาทของอาเซียนที่จะมีอธิพลต่อการพัฒนาบุคลากรของประเทศ จึงได้มีการประชุมและแต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อทำโครงการศูนย์อาเซียนศึกษาตามนโยบายของกระทรวงศึกษาธิการ จัดตั้งเป็นศูนย์การเรียนรู้วัฒนธรรมและภาษาอาเซียนภายในมหาวิทยาลัยเพื่อให้บริการแก่บุคลทั่วไป นักเรียน นักศึกษา และครูอาจารย์ เป็นศูนย์ให้บริการความรู้เกี่ยวกับวัฒนธรรม ภาษา ข้อมูลข่าวสารของประชาคมอาเซียน อีกทั้งเป็นศูนย์กลางในการแลกเปลี่ยนความรู้ ประสานงานประชาคมอาเซียน เพื่อการเตรียมความพร้อมให้ประชาชนประเทศไทยเพื่อก้าวเข้าสู่การเป็นประชาอาเซียน
มีบทบาทสำคัญในการจัดการศึกษาตลอดชีวิตให้กับประชาชนส่วนใหญ่ของประเทศ ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญในการเตรียม และพัฒนากำลังคนที่มีคุณภาพในการแข่งขัน ศูนย์การเรียนรู้วัฒนธรรมและภาษาอาเซียนจึงถือเป็นแหล่งเรียนรู้ที่สำคัญอีกแห่งหนึ่ง และเป็นสถานที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้ พัฒนาทักษะทางภาษาซึ่งเป็นเครื่องมือในการสื่อสาร และพัฒนาตนเอง เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมต่อการรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคตอย่างมีประสิทธิภาพ และส่งผลดีต่อการพัฒนาประเทศโดยรวม ให้สามารถสื่อสาร ระหว่างประชาชนของประชาคมอาเซียนได้ และนำไปสู่การสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างประชาคมอาเซียนด้วยกัน และบรรลุเป้าหมายสูงสุดของประชาคมอาเซียน
สถานที่ตั้งศูนย์
ศูนย์การเรียนรู้วัฒนธรรมและภาษาอาเซียน มหาวิทยาลัยบูรพา 169 ถนนลงหาดบางแสน ต.แสนสุข อ.เมือง จ.ชลบุรี 20131
ติดต่อประสานงานศูนย์
087-4880263 คุณอมรรัตน์ สุวรรณโชติ
แผนที่ศูนย์
หลักการเกี่ยวข้องกับการจัดการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
ชุดของหน้าที่ต่างๆ ที่กำหนดทิศทางในการใช้ประโยชน์จากทรัพยากรทั้งหลายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ หมายถึง การใช้ทรัพยากรอย่างเฉลียวฉลาด และคุ้มค่า ส่วนการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิผล หมายถึงการตัดสินใจอย่างถูกต้อง และมีการปฏิบัติการได้สำเร็จตามแผนที่กำหนดไว้ ดังนั้น ผลสำเร็จของการจัดการต้องมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลควบคู่กันไปโดย มีหน้าที่ส่งเสริมงานด้านการเรียนการสอน และค้นคว้าวิจัย ซึ่งมุ่งให้นิสิตรู้จักใช้ประโยชน์จากศูนย์ทรัพยากร การเรียนรู้ และศึกษาค้นคว้าวิจัยด้วยตนเองนอกเหนือจากการเรียนการสอนในห้องเรียน ดังนั้น ศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้จึงจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมในด้าน สถานที่ วัสดุสารนิเทศ วัสดุครุภัณฑ์ และบุคลากร มีงบประมาณเพียงพอ เพื่อให้ศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้สามารถให้บริการ และเป็นแหล่ง เพิ่มพูนความรู้ด้วยตนเอง แก่คณาจารย์ นิสิต และบุคลากรได้อย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น เพื่อเป็นพื้นฐานของการประกอบอาชีพในอนาคตรวมทั้งเป็นแหล่งวิทยาการที่สามารถสนับสนุนการเรียนการสอนให้มี ประสิทธิภาพ
แนวคิดพื้นฐานด้านการจัดการ
การจัดการ
เป็นการดำเนินงานหรือกระบวนการใดๆ ของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป
เพื่อที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ร่วมกัน
โดยคำนึงถึงการจัดสรรทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด และมีองค์ประกอบ คือ
1. เป้าหมายที่ชัดเจน (Goal)
2. ทรัพยากรในการบริหารที่มีจำกัด (Management
Resources)
3. การประสานงานระหว่างกัน
(Co-ordinate)
4. การแบ่งงานกันทำ (Division)
ทรัพยากรในการจัดการ
4 MA 2MO 1ME
- Man ทรัพยากรบุคคล
- Materials/Media วัสดุ/สื่อการเรียนรู้
- Market การตลาด/การประชาสัมพันธ์
- Machine เครื่องจักร/อุปกรณ์ในการจัดการ
- Moral (ขวัญ กำลังใจ)
- Money งบประมาณ
- Methods วิธีการ/กิจกรรม
ปัจจัยการจัดการ
- คน (Man)
- เงิน (Money)
- วัสดุเครื่องมือเครื่องใช้ (Materials)
- อำนาจหน้าที่ (Authority)
- เวลา (Time)
- จิตใจในการทำงาน (Mind)
- อุปกรณ์อำนวยความสะดวก (Facilities)
กระบวนการบริหารจัดการศูนย์ทรัยากร (POSDCORB)
1. การวางแผนงาน (Planning)
2. การจัดองค์การ (Organizing)
3. การจัดคนงาน
(Staffing)
4. การอำนวยการ
(Directing)
5. การประสานงาน
(Coordinating)
6. รายงาน
(Reporting)
7. การเงินหรืองบประมาณ (Budgeting)
1. การวางแผนงานของศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
รูปแบบของแผนงาน
1. จุดมุ่งหมาย (Objective) เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเพื่อเป้าหมายในการทำงาน
2. นโยบาย (Policy) เป็นแนวทางกว้างๆ
ที่จะให้แผนงานบรรลุตามจุดมุ่งหมาย เช่น จัดให้มีศูนย์สื่อการสอนขึ้นในโรงเรียน
เพื่อบริการสนับสนุนการเรียนการสอน เป็นต้น
3. แนวปฏิบัติ
เป็นการกำหนดขอบข่ายของงานที่ปฏิบัติ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง เวลา กิจกรรม กำลังคน
งบประมาณ ขอบข่ายของการปฏิบัติ ฯลฯ ให้ชัดเจน
ไม่ซ้ำซ้อนกันและต้องกำหนดว่าใครเป็นผู้ปฏิบัติ ตรวจสอบ ควบคุม และรายงาน
4. มาตรฐานของงานในขั้นตอนต่างๆ
งานที่ถือว่าบรรลุจุดมุ่งหมายแต่ละข้อมีลักษณะอย่างไร
เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการประเมินผลงาน ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
4.1 มาตรฐานของผลการปฏิบัติงาน
โดยคำนึงถึงคุณภาพ ปริมาณของงาน เวลาที่ใช้ไป ตลอดจนค่าใช้จ่าย
4.2 มาตรฐานของกระบวนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนของการวางแผนงาน
1. สำรวจปัญหาและความต้องการ
2. หาข้อมูลเพื่อเป็นหลักฐานประกอบการวางแผน
3. ระดมสมองเพื่อกำหนดวิธีการดำเนินงาน
4. เขียนโครงการและแผนงาน
รายละเอียดของกระบวนการวางแผน
1. ขั้นวางแผน (Planning) เป็นการเตรียมการในขั้นต้นด้วยการประชุมและเขียนโครงการ
2. ขั้นทดลองแผน (Doing) เป็นการนำแผนที่วางไว้ไปทดลองปฏิบัติเพื่อพิจารณาผลของการปฏิบัติตามแผน
3. ขั้นตรวจสอบแผน (Check) เป็นการประเมินปรับปรุงตรวจสอบจากการทดลองการนำแผนนั้นไปปฏิบัติ
4. ขั้นนำเสนอแผน (Act) คือ
การแสดงแผนที่ได้จากการปรับปรุง
องค์ประกอบของการวางแผนงาน
1. โครงการดำเนินงาน คือ
แนวทางในการปฏิบัติ และการจัดการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการดำเนินงาน
2. ปรัชญา คือ
ข้อความที่ระบุผลรวมของการดำเนินงานที่ให้เกิดกับกลุ่มเป้าหมายโดยส่วนรวม เช่น “มองการณ์ไกล
ใช้เงินน้อย ไม่ด้อยผลงาน”
3. วิสัยทัศน์ คือ
ข้อความที่ระบุมุมมองของการดำเนินงานการจัดการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในอนาคต เช่น วางแผนใช้ทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพอย่างมีระบบ
โดยใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย
4. พันธกิจ
หมายถึง ข้อความที่ระบุแนวทางการวางแผนการปฏิบัติงานในการจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
5. เป้าหมาย
คือ แนวทางในการดำเนินงานเพื่อให้สัมฤทธิ์ผลตามที่ตั้งไว้
2. การจัดการองค์กรในศูนย์ทรัพยากร
ขั้นตอนการเขียนแผนผังการบริหารงานศูนย์
1. ศึกษาจุดมุ่งหมายของโครงการและหน่วยงานนั้นให้ชัดเจน
2. วิเคราะห์งานแล้วรวมงานเหล่านั้นเป็นหมวดหมู่
โดยให้แต่ละหมวดหมู่ของงานมีความสำคัญทัดเทียมทั้งปริมาณและคุณภาพ
3. กำหนดขอบเขตของการใช้อำนาจบริหารและควบคุมงาน
ตลอดจนดำเนินงานในแต่ละหน่วยงานย่อยให้ชัดเจนโดยการแสดงสายงาน
4. การจัดรูปแบบงานโดยคำนึงถึงอำนาจหน้าที่การบริหารและความรับผิดชอบควบคู่กันไป
แผนผังการจัดโครงสร้าง
1. แบบ
Line
Organization เป็นรูปแบบการจัดโครงสร้างตามงานที่รับผิดชอบในอำนาจหน้าที่กันเป็นขั้นๆ
จากระดับสูงสุดไปจนกระทั่งต่ำสุด
2. แบบ Line and Staff
Organization เป็นรูปแบบการจัดโครงสร้างสำหรับหน่วยงานขนาดใหญ่
ซึ่งลำพังผู้บริหารคนเดียวไม่สามารถดำเนินการได้ จึงมีในรูปแบบของคณะกรรมการต่างๆ
เข้ามาเป็นผู้ช่วยควบคุมการท างานโดยมีอำนาจทางอ้อมในการดำเนินการนั้นๆ
3. หลักการจัดการคนเข้าทำงานในศูนย์ทรัพยากร
(Staffing)
หลักในการบริหารงานบุคคล แบ่งเป็น 2
ระบบคือ
1. ระบบคุณธรรม Merit System
ใช้หลักเกณฑ์
1.1 หลักความเสมอภาค เช่น มีสิทธิสอบได้ทุก
1.2 หลักความสามารถ เช่น
คัดเลือกผู้มีความสามารถสูงไว้ก่อน
1.3 หลักความมั่นคง เช่น ถ้าไม่ผิดวินัย
ก็ไม่ถูกลงโทษให้ออกอยู่จนเกษียณ
1.4 หลักความเป็นกลางทางการเมือง เช้า
ห้ามข้าราชการเป็นกรรมการบริษัท
2.
ระบบอุปถัมภ์ Patronage System ยึดถือพวกพ้อง
เครือญาติ หรือผู้มีอุปการคุณการจำแนกตำแหน่ง
แบ่งเป็น 3 ประเภท
2.1 จำแนกตำแหน่งตามลักษณะตำแหน่ง
Position Classification เป็นการจำแนกตำแหน่ง โดยถือลักษณะความรับผิดชอบของตำแหน่งเป็นสำคัญ
เช่น กลุ่มเจ้าหน้าที่ธุรการ การเงิน นิติกร วิศวกร เป็นต้น
2.2
การจำแนกตำแหน่งตามลักษณะยศ Rank Classification เป็นการจำแนกตำแหน่งตามตำแหน่งที่ประกอบกับชั้นยศ ใช้กับทหาร ตำรวจ
2.3
การจำแนกตำแหน่งตามลักษณะชั้นยศทางวิชาการ Academic Rank
Classification จำแนกตามคุณลักษณะความเชี่ยวชาญ วิชาการ เช่น ครู
อาจารย์
การตรวจสภาพกำลังคน ; ค้นหาอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับสภาพกำลังคนที่มีอยู่ในองค์การ
เช่น จำนวนตำแหน่ง อัตรากำลังคน ความสามารถของพนักงานที่มีอยู่
การตรวจสภาพกำลังคนอาจจะทำ
ได้ดังต่อไปนี้
1. การวิเคราะห์งานแต่ละตำแหน่ง
องค์การมีตำแหน่งอะไรบ้าง มีคุณสมบัติแต่ละตำแหน่งอย่างไรบ้าง
2. การทำบัญชีรายการทักษะ
ตรวจสภาพพนักงานแต่ละคนมีความสามารถ ชำนาญถนัดในด้านใดบ้าง
3. คาดการความสูญเสียกำลังคนในอนาคต
ใครจะลาออกในอนาคต ใครเกษียณอายุปีหน้าบ้าง
4. ศึกษาความเคลื่อนไหวภายในเกี่ยวกับ
การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง โยกย้าย
ให้เป็นปัจจุบันตลอดเวลาบุคลากรด้านศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
1. ด้านบริหาร
โดยต้องมีการกำหนดวิสัยทัศน์ จุดมุ่งหมายและภารกิจต่างๆ
ให้ครอบคลุมงานหรือสิ่งที่ต้องทำ การจัดดำเนินงาน การจัดบุคลากร การนิเทศ
การติดต่อประสานงาน การทำงบประมาณ
การกำหนดมาตรฐานของงานเพื่อให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้บุคลากรด้านทรัพยากรการเรียนรู้
2. ด้านการบริการ
เป็นภารกิจของศูนย์สื่อการศึกษาที่นำโครงการต่างๆออกสู่ กลุ่มเป้าหมาย เช่น
บริการด้านการจัดหาสื่อ บริการด้านการใช้สื่อ ด้านการบำรุงรักษา
ด้านการให้คำปรึกษา ห้องปฏิบัติการทางภาษา ห้องปฏิบัติการเรียนรู้ด้วยตนเองเป็นต้น
ซึ่งแนวทางในการกำหนดภารกิจด้านบริการควรสะท้อนปรัชญาที่ยึดความต้องการของกลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก
3. บุคลากรด้านการผลิตสื่อ
4. การอำนวยการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
หลักการอำนวยการ
1. งานของผู้อำนวยการ มีกิจกรรมดังนี้
1.1 ด้านการวางแผน; มีส่วนในการกำหนดวัตถุประสงค์
กำหนดลักษณะงาน ช่วยตีความนโยบายขององค์การให้บุคลากรทราบ พัฒนาสิ่งใหม่
ปรับปรุงระบบและวิธีปฏิบัติให้ดีขึ้น
1.2 ด้านการจัดองค์การ; มอบหมายงาน
แบ่งงาน กำหนดมาตรฐานงาน กำหนดสายบังคับบัญชาและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
ดูแลการปฏิบัติงาน
1.3 ด้านการปฏิบัติการของผู้อำนวยการ; กำหนดการเปลี่ยนแปลงบุคคล ประเมินผลการปฏิบัติแต่ละคน ฝึกบุคคลไว้ทดแทน
ดูแลความสัมพันธ์และขวัญแก่บุคลากร ศึกษาความจำเป็นและต้องการของบุคคลากร
1.4 ด้านการควบคุม; ติดตามวิธีการและขบวนการปฏิบัติ
กำหนดมาตรฐานสำหรับงานแต่ละอย่าง วัดผลผลิต ตรวจสอบความถูกต้องและปริมาณงาน
องค์ประกอบของการอำนวยการ
1. ความเป็นผู้นำ; เป็นกระบวนการของการสั่งการ
และการใช้อิทธิพลต่อกิจกรรมต่างๆ ของสมาชิกในองค์การ
ให้ยอมตามเพราะยอมรับในอำนาจที่มาจาก 3 แหล่ง คือ
ขนบธรรมเนียมประเพณีที่สืบทอดกันมา อำนาจจากบารมี และอำนาจตามกฎหมาย
จึงก่อให้เกิดผู้นำ 3 แบบ คือ แบบประชาธิปไตย แบบเผด็จการ
และแบบตามสบาย
2. การจูงใจ;
มีความสำคัญต่อการสั่งการหรือการอำนวยการ
เพราะเกี่ยวกับบุคลากรให้ปฏิบัติงาน จึงจำเป็นต้องมีการจูงใจหรือกระตุ้นให้อยากทำงาน
โดยอาศัยหลักธรรมชาติว่ามนุษย์ต้องการ 5
ระดับได้แก่ความต้องการขั้นพื้นฐาน คือปัจจัย 4
ความต้องการความมั่นคงปลอดภัย ความต้องการทางสังคม
ความต้องการมีเกียรติยศชื่อเสียง และความต้องการประสบความสำเร็จในชีวิตดังนั้น
ในการสั่งการโดยมีเทคนิคจูงใจด้วย ก่อนจะสั่งการควรขึ้นคำถามก่อนว่า “พอมีเวลาหรือไม่” หรือ “คุณจะช่วยงานนี้ได้ไหม”
3. การติดต่อสื่อสาร; เป็นกระบวนการสำคัญช่วยให้การอำนวยการดำเนินไปได้ด้วยดีมีประสิทธิภาพ มี 2 ลักษณะคือ สื่อสารแบบทางเดียว และสื่อสารแบบ 2 ทาง
4. องค์การและการบริหารงานบุคคล
จุดมุ่งหมายของนักอำนวยการคือ ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและองค์การ
ซึ่งต้องการไม่เหมือนกันผู้อำนวยการจึงต้องทำให้เกิดความสมดุลกัน
5. การประสานงานศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
ลักษณะของการประสานงาน (Nature of
Coordination)
1. การประสานงานเป็นการผสมผสานระหว่างทรัพยากรที่นำมาเป็นปัจจัยการผลิต (Input)
สั่งเข้าไปในกระบวนการดำเนินงาน (Process) แล้วจะได้ผลผลิตออกมา
(Output)
2. การประสานงานอาจจะเกิดขึ้นได้ทั้งรูปแบบที่เป็นทางการและรูปแบบที่ไม่เป็นทางการก็ได้
ลักษณะของการประสานงานภายในองค์การถือได้ว่ามีการประสานงานอยู่ 2 ระดับ คือ
2.1
การประสานงานระหว่างผู้บังคับบัญชามายังผู้ใต้บังคับบัญชา (Top down)
2.2
การประสานงานระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชามายังผู้บังคับบัญชา (Bottom up) โดยการประสานงานทั้ง 2 ประเภทนี้ถือเป็นการประสานงานแนวดิ่ง
(Vertical) แต่ถ้าหากเป็นการประสานงานของพนักงานระดับเดียวกัน
ถือได้ว่าเป็นการประสานงานในแนวนอนหรือแนวราบ (horizontal) แต่ถ้าเป็นการประสานงานกับภายนอกศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้โดยจะต้องติดต่อกับแหล่งการเรียนรู้หน่วยงานรัฐบาล
ลูกค้า สังคม คู่แข่งขัน ฯลฯ
สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงาน
1. การจัดวางหน่วยงานที่ง่าย (Simplified Organization) ในการจัดการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้การจัดวางหน่วยงานควรคำนึงถึง
ก. การแบ่งแผนกซึ่งช่วยในการประสานงาน
กล่าวคือ การจัดแผนกต่าง ๆ บางแผนกมีความจำเป็นต้องประสานกันควรอยู่ใกล้ชิดกันเนื่องจากการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการระหว่างผู้ที่ทำงานอันเกี่ยวเนื่องอย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น
ข. การแบ่งตามหน้าที่
ค. การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดแจ้งแก่ทุกๆ
คนที่เกี่ยวข้อง
2. การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องต้องกัน
(Harmonized Program and Policies)
3. การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี
(Well – Designed Methods of Communication) เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อส่งข่าวคราวละเอียด
ได้แก่
ก. แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working
Papers)
ข. รายงานเป็นหนังสือ (Written
report)
ค. เครื่องมือวิทยาศาสตร์ในการติดต่องาน
เช่น ระบบการติดต่อภายใน โรงพิมพ์ เป็นต้น
4. เหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ (Aids
to Voluntary Coordination) การประสานงานส่วนมากมักจะเกิดขึ้นจากการร่วมมือโดยสมัครใจของบุคลากรในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
5. ประสานงานโดยวิธีควบคุม (Coordination
through Supervision) หัวหน้างานมีหน้าที่จะต้องคอยเฝ้าดูการดำเนินปฏิบัติงานต่างๆ
เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสอดคล้องและจะต้องใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานทุกระยะจะได้ทราบข้อบกพร่องหาทางแก้ไขให้การปฏิบัติงานถูกต้องยิ่งขึ้น
ปัจจัยที่ทำให้เกิดการประสานงานที่ดี
1. ต้องมีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี
2. ความร่วมมือของผู้ปฏิบัติงานเองและต้องเป็นไปโดยอัตโนมัติ
3. สร้างขวัญและกำลังใจของคนในองค์การ
4. ผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความรู้ความสามารถในการเป็นผู้นำ
ควรสั่งงานโดยใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ตามโอกาสที่ควรจะเป็น
5. มีการประชุม/ปรึกษาหารือ
6. การฝึกอบรมทำให้ผู้รับการอบรมทราบถึงนโยบายใหม่
ๆ และวิธีการปฏิบัติงาน
7. มีการวางแผนงานที่ดีซึ่งจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าจะต้องปฏิบัติงานอะไร
ประโยชน์ของการประสานงาน
1. ช่วยให้การท
างานบรรลุเป้าหมายโดยราบรื่นและรวดเร็ว
2. ช่วยประหยัดเวลาในการท
างานให้น้อยลงและสามารถเพิ่มผลผลิตของงานมากขึ้น
3. ช่วยประหยัดเงิน
วัสดุ และสิ่งของในการดำเนินงาน
4. ช่วยให้ทุกคนทุกฝ่ายมีความเข้าใจซาบซึ้งถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์การได้ดียิ่งขึ้น
อันจะเป็นอุปกรณ์ให้การบริหารงานประสบผลสำเร็จด้วยดี
5. ช่วยสร้างความสามัคคีธรรมในหมู่คณะและความเข้าใจอันดี
6. ช่วยเสริมสร้างขวัญในการท
างานของผู้ปฏิบัติงานให้ดีขึ้น
7. ช่วยลดอันตรายจากการท
างานให้น้อยลง
8. ช่วยลดข้อขัดแย้งในการทำงาน
แนวทางการประสานงานศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
1. การใช้แบบฟอร์มในการประสานงานเพื่อดำเนินกิจกรรมต่างๆ
2. การประสานงานโดยการประชุมปรึกษาหารือ
3. การประสานงานโดยใช้เครื่องมือสื่อสารในการติดต่อ
4. การประสานงานผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศ
เช่น เว็บไซต์ หรือจดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์
5. ประสานงานโดยการเผชิญหน้า
หลักการเขียนผลการดำเนินงาน
1. การกำหนดเนื้อหาของรายงาน
ควรเป็นสาระสำคัญเท่านั้น การพิจารณาสาระสำคัญได้แก่
- จัดเรียงลำดับความสำคัญของเนื้อหาที่เราต้องการรายงาน
- ตัดเนื้อหาส่วนที่เห็นว่ามีความเกี่ยวข้องเพียงเล็กน้อยหรือไม่เกี่ยวข้องออกไป
- ทบทวนแล้วนำมาเรียบเรียงเข้าด้วยกัน
หากเห็นว่ายังไม่สมบูรณ์ก็เพิ่มสาระสนับสนุนให้รายงานมีคุณค่ามากยิ่งขึ้น
2. การรายงานวิธีการดำเนินงาน
ต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
- การใช้ถ้อยคำที่ตรงกับความหมายให้ผู้อ่านเข้าใจได้ทันทีใช้ถ้อยคำที่กระชับตัดคำที่ไม่จำเป็นต้องใช้ออก
- เรียงข้อความตามลำดับขั้นตอนการทำงาน
อาจจะแบ่งเป็นขั้นตอนตามลักษณะงานที่ได้ทำ หรือแบ่งตามหน้าที่ของบุคลากรหรืออื่นๆ
ที่ทำให้ผู้อ่านมองภาพการทำงานได้พอสมควรหลักการเขียนผลการดำเนินงาน
3. การนำเสนอข้อมูลประกอบการรายงาน
ต้องนำเสนอดังนี้
- แหล่งที่มาของข้อมูล
จัดเก็บมาจากหน่วยงานใด วันที่เก็บ
- วิธีการนำเสนอข้อมูลมีหลายวิธี
ได้แก่
ก. นำเสนอด้วยตารางแจกแจงความถี่ (เป็นข้อมูลดิบ)
ข. นำเสนอด้วยข้อมูลที่ทำการวิเคราะห์มาแล้ว
มีการใช้สถิติวิเคราะห์ เช่น ค่าเฉลี่ย ค่าร้อยละ
เป็นต้น
ค. นำเสนอด้วยกราฟ
- การแจกแจงข้อมูล
เป็นการแสดงความคิดเห็นโดยนำตัวเลขข้อมูลมาบรรยายสรุปตามความเป็นจริง
4. การสรุปผลการดำเนินงาน
เป็นจุดสำคัญของรายงานที่ผู้อ่านจะให้ความสนใจมากที่สุดดังนั้นการสรุปผลการดำเนินงานต้องมีความชัดเจน
มีผลที่เป็นจริงพิสูจน์ได้ มีความสอดคล้องกับข้อมูลที่นำมาเสนอ และที่สำคัญคือ
สรุปผลให้ตรงกับวัตถุประสงค์
5. การให้ข้อเสนอแนะ
เป็นความคิดเห็นของผู้รายงานที่ได้จากสภาพการดำเนินงานที่มองเห็นจุดที่มองเห็นจุดที่ควรเสริมให้มีความสมบูรณ์
หรือให้มีคุณภาพการทำงานเพิ่มขึ้น
6. การจัดทำงบประมาณศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
การวางแผนการที่คาดว่าจะต้องจ่าย
โดยการคิดล่วงหน้าและแสดงข้อมูลออกมาเป็นตัวเลข และอาจแสดงออกมาในรูปของตัวเงิน
จำนวนชั่วโมงในการทำงาน จำนวนผลิตภัณฑ์จำนวน ชั่วโมงเครื่องจักร ค่าสึกหรอ
ค่าโสหุ้ย เป็นต้น
ความสำคัญของงบประมาณ
1. ถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมต้นทุนโครงการ
ตลอดจนแผนงานตั้งแต่ในระดับโครงการจนถึงการบริหารจัดการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
2. ใช้เป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหาร
ทำให้มีประสิทธิภาพในการวางแผนทางการเงินเนื่องจากเป็นแผนงานที่แสดงออกในลักษณะเชิงปริมาณจะที่เกิดขึ้นในเวลาที่กำหนด เช่น รายสัปดาห์รายเดือน รายไตรมาส หรือ รายปี
โดยทั่วไป งบประมาณจะจัดทำขึ้นปีละครั้ง จึงเรียกว่า งบประมาณประจำปี
โดยปีงบประมาณมักจะเป็นไปตามรอบบัญชีของเอกชน เช่น เริ่มต้นตั้งแต่วันที่ 1
มกราคมและสิ้นสุดในวันที่ 31 ธันวาคม เป็นต้น
ส่วนของภาครัฐจะเริ่มปีงบประมาณในวันที่ 1 ตุลาคม และสิ้นสุดปีงบประมาณในวันที่ 30
กันยายนของปีถัดไป งบประมาณจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผน กำหนดวัตถุประสงค์
และเป้าหมาย
3. สามารถนำงบประมาณไปใช้ในการควบคุมแผนงานก็จะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถติดตามผลการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานได้อย่างดี
จากเอกสารที่เกี่ยวข้องกับศูนย์ดังกล่าวข้างต้น
ได้นำมาเป็นแนวทางในการจัดตั้งศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ในฝัน ได้แก่ ได้นำแนวคิดหลักการกระบวนการบริหารของ POSDCORB มาประยุกต์ใช้และใช้เป็นแนวทางของการจัดตั้งศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ในฝ่ายงานต่างๆ
เช่น หลักการบริหารองค์กร
การวิเคราะห์งานเลือกแหล่งที่มาของตัวอย่างศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
การบริหารงานต่างๆ รวมถึงการเขียนแผนผังการบริหารด้วย
ได้ศึกษาถึงภารกิจหลักหรือกิจกรรมที่สำคัญของศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้
ทั้งการเลือก การจัดหา การผลิตสื่อต่างๆ
การจัดกิจกรรมหรือนิทรรศการต่างๆภายในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ การแบ่งหน้าที่ของแต่ละคนในกลุ่ม
ในด้านการบริหาร การบริการ การผลิตสื่อ ด้านวิชาการ ด้านการปรับปรุงสื่อการสอน
และด้านกิจกรรมอื่นๆ เพื่อนำมาใช้ในการบริหารของศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ในฝัน
